Headhunter, auch Personalberater genannt, suchen nach Fach- oder Führungskräften, die für eine konkrete und zu besetzende Position geeignet sind. Ihre Auftraggeber sind ausschließlich Unternehmen, d. h. Arbeitgeber.
Erfolgreiche Headhunter sind qualifizierte Fachleute, meist mit abgeschlossenem Studium und Führungserfahrung in der Branche, in die sie vermitteln. Sie können häufig auf eigene Datenbanken zurückgreifen, in denen Informationen über mögliche Kandidaten gesammelt sind. Große Personalberatungsfirmen beschäftigen eigens sog. Researcher, die bei Messen Kontakte knüpfen, auf Kongressen und Tagungen die Vortragenden begutachten, Fachliteratur nach interessanten Artikeln und deren Verfassern durchstöbern usw.
Qualifizierte Arbeitsuchende können sich initiativ um die Aufnahme in solche Karteien bewerben.
Der Headhunter nimmt zu Personen, die zu seinem Suchauftrag passen könnten, zunächst telefonisch Kontakt auf. Beim ersten Gespräch werden weder Einzelheiten besprochen noch der Auftraggeber genannt; es geht erst einmal darum herauszufinden, ob der Angerufene an einem Wechsel überhaupt interessiert ist, und falls ja, zu welchen Bedingungen.
Da der erste Kontakt normalerweise während der Arbeitszeit, also über das Diensttelefon, stattfindet, wird meist ein weiteres - privates - Telefongespräch vereinbart. In der Zwischenzeit kann der Kandidat sich u. a. über die Seriosität des Headhunters informieren.
Die ersten und wichtigsten Fragen des Headhunters beziehen sich auf Qualifikation, Ortsgebundenheit und Gehaltsvorstellungen des Kandidaten. Falls dieser nun nach wie vor geeignet erscheint, folgt ein persönliches Gespräch, in dessen Verlauf der Headhunter beurteilt, ob Kandidat und Unternehmen zusammenpassen, und dem Kandidaten weitere Informationen über die Position gibt.
Ein Headhunter wird immer versuchen, Arbeitgeber und Arbeitnehmer zur beiderseitigen Zufriedenheit zu verbinden; sein guter Ruf ist sein Kapital.